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- La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous formes de documents électroniques au sein d'une organisation. Les logiciels de GED intègrent d'autres fonctionnalités permettant de faciliter voir d'automatiser la gestion des documents. Parmi ces fonctionnalités, on trouve notamment des fonctions de LAD-RAD permettant la reconnaissance automatique des documents et l'extraction de données spécifiques, les fonctionnalités d'OCR pour permettre une recherche sur tous les éléments contenus dans les documents stockées, des systèmes de diffusion plus ou moins élaborés. Ces solutions intègrent aussi bien souvent des processus de circuits de validation numérique plus connus sous le nom de workflows, qui permettent de réaliser l'ensemble du processus d'approbation d'un document de manière numérique. Plus récemment, les solutions de GED peuvent intégrer des notions de travail collaboratif dont notamment des tchats documentaires et/ou des outils d'annotation des documents sous forme de calques apposés sur les documents. Certaines GED offrent des fonctionnalités plus gadget mais parfois facilitant la vie des utilisateurs de découpage ou fusion de fichiers PDF. L'une des principales distinctions entre les solutions de GED réside dans leur capacité ou non à créer ou éditer des documents en leur sein. Les GED les plus simples ne permettent que de stocker des documents et parfois pas toujours d'en visualiser simplement le contenu; les plus évoluées permettent de créer un document quel qu'en soit le type directement depuis la GED, et bien sûr ultérieurement de l'éditer facilement, sans avoir à le télécharger préalablement (ce qui reste un fonctionnement répandu dans les GED). Le classement des documents dans une GED est basé soit sur un système d'arborescence relativement classique, soit sur un système d'index (des mots clés qui définissent les caractéristiques d'un document), soit par un mix des 2. La recherche des documents est bien souvent un point fort des solutions de GED. La GED participe aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, avec une étendue plus ou moins large selon le système (création, édition, finalisation, utilisation, stockage, archivage).Parfois, la gestion native et automatique des différentes versions des documents vient ajouter un élément essentiel à la gestion documentaire : la traçabilité totale des actions et la facilité de rétroaction ou de comparaison. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe quatre étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Pour diffuser des documents nouveaux, il convient d'ajouter une cinquième étape : la conception. (fr)
- La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne un logiciel informatisé visant à organiser et gérer des informations sous formes de documents électroniques au sein d'une organisation. Les logiciels de GED intègrent d'autres fonctionnalités permettant de faciliter voir d'automatiser la gestion des documents. Parmi ces fonctionnalités, on trouve notamment des fonctions de LAD-RAD permettant la reconnaissance automatique des documents et l'extraction de données spécifiques, les fonctionnalités d'OCR pour permettre une recherche sur tous les éléments contenus dans les documents stockées, des systèmes de diffusion plus ou moins élaborés. Ces solutions intègrent aussi bien souvent des processus de circuits de validation numérique plus connus sous le nom de workflows, qui permettent de réaliser l'ensemble du processus d'approbation d'un document de manière numérique. Plus récemment, les solutions de GED peuvent intégrer des notions de travail collaboratif dont notamment des tchats documentaires et/ou des outils d'annotation des documents sous forme de calques apposés sur les documents. Certaines GED offrent des fonctionnalités plus gadget mais parfois facilitant la vie des utilisateurs de découpage ou fusion de fichiers PDF. L'une des principales distinctions entre les solutions de GED réside dans leur capacité ou non à créer ou éditer des documents en leur sein. Les GED les plus simples ne permettent que de stocker des documents et parfois pas toujours d'en visualiser simplement le contenu; les plus évoluées permettent de créer un document quel qu'en soit le type directement depuis la GED, et bien sûr ultérieurement de l'éditer facilement, sans avoir à le télécharger préalablement (ce qui reste un fonctionnement répandu dans les GED). Le classement des documents dans une GED est basé soit sur un système d'arborescence relativement classique, soit sur un système d'index (des mots clés qui définissent les caractéristiques d'un document), soit par un mix des 2. La recherche des documents est bien souvent un point fort des solutions de GED. La GED participe aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, avec une étendue plus ou moins large selon le système (création, édition, finalisation, utilisation, stockage, archivage).Parfois, la gestion native et automatique des différentes versions des documents vient ajouter un élément essentiel à la gestion documentaire : la traçabilité totale des actions et la facilité de rétroaction ou de comparaison. Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d'un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte (« full text »). Il existe quatre étapes majeures dans la gestion électronique des documents : acquisition, traitement, stockage et diffusion. Pour diffuser des documents nouveaux, il convient d'ajouter une cinquième étape : la conception. (fr)
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